Mögliche Wege, ein Learn365-Zertifikat an einen Benutzer zu vergeben und erneut auszustellen

Learn365 ermöglicht es, Zertifikate an Benutzer zu vergeben, wenn sie einen bestimmten Kurs oder Schulungsplan abgeschlossen haben. Der Standardablauf bedeutet, dass in den Schulungseinstellungen vorab ein Zertifikat konfiguriert wird, bevor Benutzer mit der Schulung beginnen. Die Anwendungsfälle können jedoch vom Standardablauf abweichen.

Es kann vorkommen, dass ein Katalog- oder Kursadministrator das Zertifikat eines Benutzers aktualisieren oder ein Zertifikat für einen Kurs oder Schulungsplan ausstellen muss, ohne den Benutzer zu bitten, die Schulung erneut zu absolvieren. Es kann auch vorkommen, dass für den erfolgreichen Abschluss eines Kurses oder Schulungsplans ursprünglich kein Zertifikat für die betreffende Schulung konfiguriert wurde, Sie aber nachträglich eines vergeben möchten.

Ein Zertifikat kann auf verschiedene Weise vergeben und erneut ausgestellt werden: über den standardmäßigen Learn365-Ablauf, über das Dashboard für Schulungen oder den Benutzerfortschritt, über die Option Import External Training, über die Learn365-API-Endpunkte sowie über das Import Tool (nur für zertifizierte Partner).

In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, wie ein Zertifikat vergeben und erneut ausgestellt werden kann.

In diesem Artikel

• Ein Zertifikat über den Standardablauf von Learn365 vergeben
• Ein Zertifikat über das Dashboard für Schulungen oder den Benutzerfortschritt vergeben oder erneut ausstellen
• Ein Zertifikat über die Option Import External Training vergeben oder erneut ausstellen
• Ein Zertifikat über Learn365-API-Endpunkte vergeben oder erneut ausstellen

Ein Zertifikat über den Standardablauf von Learn365 vergeben

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

In den Schulungseinstellungen konfiguriert ein Administrator ein Zertifikat, das an eingeschriebene Benutzer vergeben wird, wenn sie die Schulung abschließen. Der Ablauf ist derselbe für E-Learning- und veranstaltungsbasierte Schulung-Kurse sowie für Schulungspläne.

Der einzige Unterschied besteht bei den im Dropdown-Menü verfügbaren Zertifikaten, da diese sich für Kurse und Schulungspläne unterscheiden. Das liegt daran, dass Zertifikatsvorlagen zunächst für die Verwendung in einem bestimmten Schulungstyp erstellt werden – entweder für Kurse oder für Schulungspläne. Weitere Informationen zu Zertifikatsvorlagen finden Sie in diesem Artikel.

Ein Zertifikat über das Dashboard für Schulungen oder den Benutzerfortschritt vergeben oder erneut ausstellen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator oder Kursadministrator.

Über das Dashboard „Schulungsfortschritt“ oder das Dashboard „Benutzerfortschritt“ gibt es mehrere Möglichkeiten, wie eine Katalog- oder Kursadministratorin bzw. ein Katalog- oder Kursadministrator einer Benutzerin bzw. einem Benutzer ein Zertifikat ausstellen oder erneut ausstellenkann:

• Ausstellen durchmanuelles Markieren der Schulung als abgeschlossen. Eine Administratorin bzw. ein Administrator muss die Schulung für die betreffende Benutzerin bzw. den betreffenden Benutzer manuell als abgeschlossen markieren. Dadurch wird das Zertifikat für die Benutzerin bzw. den Benutzer ausgestellt, und alle relevanten Benachrichtigungen zum Abschluss der Schulung sowie zu ausgestellten Zertifikaten und vergebenen Qualifikationen werden an die entsprechenden Empfänger gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Benachrichtigungen versendet werden, können Sie sie vor Durchführung der beschriebenen Aktionen deaktivieren.
   
• Erneut ausstellen durch Löschen des Schulungsfortschritts einer Benutzerin bzw. eines Benutzers und anschließendes manuelles Markieren der Schulung als abgeschlossen.
  Beim Löschen des Schulungsfortschritts einer Benutzerin bzw. eines Benutzers werden die aktuellen Zertifikate, die vergebenen Qualifikationen und die Teilnahme an der Schulung gelöscht. Der Status der Schulung wird auf Nicht gestartet. gesetzt Nachdem der Schulungsfortschritt gelöscht wurde, muss eine Administratorin bzw. ein Administrator die Schulung manuell als abgeschlossen markieren.
  Dadurch wird das Zertifikat an den Benutzer vergeben und alle relevanten Benachrichtigungen im Zusammenhang mit dem Abschluss der Schulung sowie den vergebenen Zertifikaten und Qualifikationen werden an die entsprechenden Empfänger gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Benachrichtigungen versendet werden, können Sie sie vor Durchführung der beschriebenen Aktionen deaktivieren.
   
• Erneut ausstellen durchmanuelles Ändern des Schulungsfortschritts auf Nicht gestartet und anschließend auf Abgeschlossen. 
  Beim Bearbeiten des Schulungsfortschritts einer Benutzerin bzw. eines Benutzers stellen Sie den Schalter Abgeschlossen auf Aus und speichern Sie die Änderungen. Der Status der Schulung wird auf Nicht gestartet. gesetzt Anschließend muss eine Administratorin bzw. ein Administrator die Schulung für die Benutzerin bzw. den Benutzer manuell abschließen, indem sie bzw. er den Schalter Abgeschlossen auf Ein stellt.
  Dadurch wird das Zertifikat an den Benutzer vergeben und alle relevanten Benachrichtigungen im Zusammenhang mit dem Abschluss der Schulung sowie den vergebenen Zertifikaten und Qualifikationen werden an die entsprechenden Empfänger gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Benachrichtigungen versendet werden, können Sie sie vor Durchführung der beschriebenen Aktionen deaktivieren.
   
• Erneut ausstellen durch manuelles Erzwingen einer Wiederholung der Schulung und anschließendes Abschließen der Schulung für eine Benutzerin bzw. einen Benutzer.
  Beim Erzwingen einer Wiederholung können Sie den Fortschritt der Benutzerin bzw. des Benutzers für einen abgeschlossenen Kurs oder Schulungsplan zurücksetzen und anschließend die Schulung für die Benutzerin bzw. den Benutzer manuell abschließen, indem Sie den Schalter Abgeschlossen auf Ein stellen. 
  Dadurch wird das Zertifikat für die Benutzerin bzw. den Benutzer ausgestellt, und alle relevanten Benachrichtigungen zum Abschluss der Schulung sowie zu ausgestellten Zertifikaten und vergebenen Qualifikationen werden an die entsprechenden Empfänger gesendet. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Benachrichtigungen versendet werden, können Sie sie vor Durchführung der beschriebenen Aktionen deaktivieren. 

Ein Zertifikat über die Option Externe Schulung importieren ausstellen oder erneut ausstellen

Erforderliche Rolle: Katalogadministrator.

Mit der Option Externe Schulung importieren können Schulungsdatensätze, die in einem Drittanbietersystem gespeichert sind, in Learn365 importiert werden. Dabei werden die Abschlussdaten der Benutzerinnen und Benutzer aktualisiert sowie Zertifikate ausgestellt und erneut ausgestellt. In diesem Abschnitt beschreiben wir, wie diese Option verwendet werden kann, um Zertifikate für Kurse auszustellen und erneut auszustellen. Import External Training funktioniert nur für E-Learning und veranstaltungsbasierte Schulungen.

Diese Option kann verwendet werden:

• Wenn ein Benutzer einen Kurs abgeschlossen hat, für den zum Zeitpunkt des Abschlusses keine Zertifizierung aktiviert war.
• Wenn das Zertifikat eines Benutzers aus irgendeinem Grund aktualisiert werden muss.
• Wenn einem Benutzer ein Zertifikat ausgestellt werden muss, unabhängig davon, ob er den Kurs abgeschlossen hat.
• Wenn einem Benutzer ein Zertifikat für eine externe Schulung ausgestellt werden muss.

Beim Importieren von Schulungsdatensätzen in einen bestehenden oder importierten Kurs können Sie ein Zertifikat für den Kurs hochladen oder generieren. Hier kann ein Katalogadministrator ein bereits erstelltes Zertifikat verwenden, das auf seinem Computer gespeichert ist, oder die entsprechende Zertifikatsvorlage in Learn365 verwenden. Das beim Import festgelegte Abschlussdatum ist das Datum, an dem das Zertifikat ausgestellt wird, und das Festlegen des Ablaufdatums ist optional. Das Speichern der Änderungen löst aus, dass dem Benutzer das Zertifikat ausgestellt wird.

Das Ausstellen eines Zertifikats über Import External Training löst aus, dass Benachrichtigungen (einschließlich der Benachrichtigung „Schulung abgeschlossen“) nur für aktive Registrierungen an den Benutzer gesendet werden. Wenn ein Ablaufdatum für das Zertifikat festgelegt ist, erhält der Benutzer die Benachrichtigungen Zertifikatsablauf-Erinnerung und Zertifikatsablauf. 

Das ausgestellte Zertifikat wird auf Mein Schulungs-Dashboard und im Transcript des Benutzers angezeigt

Zertifikat über Learn365-API-Endpunkte ausstellen oder erneut ausstellen

Erforderliche Rolle: Benutzer mit dem entsprechenden API-Schlüssel.

Ein Zertifikat kann einem Benutzer über einen Learn365-API-Endpunkt ausgestellt werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Derselbe Learn365-API-Aufruf kann in Ihrem Power-Automate-Flow verwendet werden, um mehreren Benutzern ein Zertifikat auszustellen. 

Für ein Zertifikat, das bereits ausgestellt wurde, können jedoch das Zertifikatsbild, die Vorlage oder das Ablaufdatum über einen anderen Learn365-API-Endpunkt aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.